1. Vertragliche Grundlagen

Wir haben diese Datenschutzerklärung erstellt, um das Engagement des Competence Center for Diversity, Disability and Inclusion an der Universität St.Gallen („das CCDI“, „wir“, „uns“, „unser“) für das Recht des Einzelnen auf Datenschutz und Privatsphäre zu demonstrieren.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie diversityworks.ch („die Plattform“, „Plattform“ oder „Diversity Works“) funktioniert und wie das CCDI Informationen, einschliesslich personenbezogener Daten, sammelt, verwendet und weitergibt, die im Rahmen der Aktivitäten von Nutzer:innen, die sich bei der Plattform anmelden, gesammelt werden, wenn das CCDI als Verantwortliche für diese Daten handelt und wenn die Verarbeitung durch das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) oder der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder eine andere anwendbare Verordnung geregelt ist.

Sie können uns alle datenschutzrelevanten Anliegen über den folgenden Kontakt mitteilen: support-diversityworks@unisg.ch

2. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir verwenden die erhobenen Daten in erster Linie zur Erfüllung unserer Dienstleistungen, insbesondere im Zusammenhang mit den Dienstleistungen und Produkten von Diversity Works, sowie zur Erfüllung unserer in- und ausländischen rechtlichen Verpflichtungen.

Das CCDI ist ein Kompetenzzentrum an der Universität St.Gallen, das statistische Analysen zu den Themen Diversity, Equity und Inclusion von Organisationen durchführt, um Transparenz zu schaffen und Unternehmen, die sich für eine der angebotenen Dienstleistungen auf der Plattform anmelden, Orientierung und Monitoring zu bieten. Um eine sichere Datenübertragung zu gewährleisten, richten wir für Sie einen Account auf dem Sharepoint der Universität St.Gallen ein, wo Sie die Daten hochladen können. Diese werden dann auf einem lokalen Server in St.Gallen gespeichert.

Darüber hinaus verwendet das CCDI die von Ihnen in Ihrem Benutzerprofil angegebenen personenbezogenen Daten, um Buchungen von Dienstleistungen zu verfolgen, die Branche der Organisation, die Namen der an der Datenerfassung beteiligten Personen sowie die Informationen zu speichern, die erforderlich sind, um Ihnen die von uns erhaltenen Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Zusammengefasst umfasst dies die folgende Verwendung Ihrer Benutzerinformationen:

• zur Verwaltung von Log-ins (falls zutreffend) für die Dienstleistungen von Diversity Works und zur Bereitstellung der Dienste gemäss den vereinbarten Nutzungsbedingungen;
• zur Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen für die erbrachten Dienstleistungen gemäss unseren vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen;
• um Fragen zu beantworten und Unterstützung zu leisten, einschliesslich der Bereitstellung von Informationen über die von dem CCDI über die Plattform angebotenen Dienstleistungen;
• um Nachrichten an Ihren E-Mail-Posteingang zu senden, welche Informationen über Aktualisierungen der Plattform, der Datenverarbeitung und der Dienstleistungen von Diversity Works enthalten.

3. Arten der verarbeiteten Daten

Daten für die Analyse: Zur Erfüllung unserer Dienstleistungen auf der Plattform werden anonymisierte Daten von Mitarbeitenden und, falls vorhanden, von Bewerbenden benötigt, um die Analysen durchzuführen. Die von Ihnen übermittelten Mitarbeiterdaten müssen anonymisiert werden, d.h. Namen müssen durch eine zufällige ID ersetzt werden. Nur diese Daten werden dem CCDI über ein personalisiertes Benutzerkonto auf dem Sharepoint der Universität St.Gallen zur Verfügung gestellt. Dementsprechend sind die Daten, die wir auf unserem lokalen Server speichern, nicht besonders schützenswerte Personendaten und sie sind anonymisiert.

Benutzerinformationen:Wenn Sie mit unserer Plattform und den dort angebotenen Diensten interagieren, bitten wir Sie, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, damit Sie auf unsere Dienste zugreifen können. Zu den Kategorien personenbezogener Daten, die wir erfassen können, gehören: Ihr vollständiger Name, Kontaktinformationen, die Organisation, bei der Sie angestellt sind, und Rechnungsinformationen. Wir sammeln nicht absichtlich sensible Personendaten.

4. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

In diesem Abschnitt werden unsere Richtlinien und Verfahren zur Datenaufbewahrung dargelegt, die dazu beitragen sollen, dass wir unsere gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf die Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten einhalten. Personenbezogene Daten, die wir für einen oder mehrere Zwecke verarbeiten, dürfen nicht länger aufbewahrt werden, als es für diesen Zweck oder diese Zwecke erforderlich ist. Wir verarbeiten und bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es für die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung und die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen oder anderer mit der Verarbeitung verfolgter Zwecke erforderlich ist, d. h. für die Dauer des gesamten Geschäftsbetriebs sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Es ist uns nicht möglich, die Zeiträume, für die Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden, im Voraus festzulegen. Wir bestimmen die Aufbewahrungsdauer anhand der folgenden Kriterien:

• (a) Die Dauer der Aufbewahrung von Nutzungsdaten wird auf der Grundlage von Löschungsanträgen der Nutzer:innen oder der Tatsache, dass die Daten nicht mehr benötigt werden, festgelegt.
• (b) Die Aufbewahrungsfrist für Korrespondenzdaten wird auf der Grundlage der Löschungsanträge der Nutzer:innen oder der Daten, die nicht mehr benötigt werden, und der abgeschlossenen Korrespondenz festgelegt.

5. Ihr Recht auf Information

Das CCDI ergreift im Einklang mit dem geltenden Recht Massnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten korrekt, vollständig und auf dem neuesten Stand zu halten. Sie haben das Recht, unzureichende, unvollständige oder unrichtige personenbezogene Daten korrigieren zu lassen (d.h. zu berichtigen). Sie haben auch das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen und zusätzliche Informationen über die Verarbeitung zu erhalten.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen und die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu veranlassen, indem Sie die Kontolöschungsfunktion in Ihrem Profil nutzen oder jederzeit die Löschung Ihres Kontos beantragen, indem Sie uns unter support-diversityworks@unisg.ch kontaktieren. Nach der Löschung werden wir Ihre personenbezogenen Daten entfernen, es sei denn, die Aufbewahrung ist aus rechtlichen, behördlichen oder legitimen geschäftlichen Gründen erforderlich (z.B. zur Verhinderung von Betrug oder zur Einhaltung von Finanzvorschriften). Bitte beachten Sie, dass einige Daten für einen begrenzten Zeitraum in Sicherungssystemen verbleiben können, bevor sie endgültig gelöscht werden.

6. Datenweitergabe an Dritte

Wir können Ihre persönlichen Daten an Dritte weitergeben, die uns bei der Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen für Sie unterstützen. Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten wie oben erwähnt wie folgt weitergeben können:

• Survalyzer: Zur Durchführung unserer Umfrage „Umgesetzte DE&I-Massnahmen“ können wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an Survalyzer weitergeben. Survalyzer ist ein Schweizer Unternehmen, das uns eine Umfragesoftware auf der Grundlage seiner SaaS-Anwendung zur Verfügung stellt.
• Falls zutreffend, Ringier: Wenn Sie den Dienst EqualVoice-Factor gebucht haben, können wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an Ringier weitergeben, das mit Hilfe des EqualVoice-Factors den Gender Visibility Gap Ihres Unternehmens analysiert.

Wir verlangen von diesen Drittanbietern, dass sie personenbezogene Daten vertraulich behandeln und sie nicht an Dritte weitergeben, oder für andere Zwecke verwenden.

7. Verwendung von Cookies

Wir verwenden nur notwendige Cookies, um das ordnungsgemässe Funktionieren unserer Plattform zu gewährleisten. Diese Cookies sind für die Sicherheit, die Navigation und die wichtigsten Funktionen, wie die Aufrechterhaltung der Sitzungsintegrität, unerlässlich. Sie sammeln keine personenbezogenen Daten für Marketing- oder Analysezwecke.

Da diese Cookies für den Betrieb der Plattform erforderlich sind, können sie nicht deaktiviert werden. Sie können Ihre Browsereinstellungen jedoch so konfigurieren, dass Cookies blockiert werden, aber dies kann die Funktionalität unserer Website beeinträchtigen.

8. Vertraulichkeit

Wir behandeln alle im Rahmen der Vertragsdurchführung übergebenen Informationen und Unterlagen vertraulich, auch wenn sie nicht als vertraulich bezeichnet wurden. Wir werden diese Informationen und Unterlagen vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte schützen. Diese Vertraulichkeitsverpflichtungen bleiben auch nach Beendigung des Dienstes bestehen.

9. Datensicherheit

Wir legen grossen Wert auf Sicherheit und Datenschutz und gehen davon aus, dass die Einhaltung verschiedener Datenschutzvorschriften und -standards unabdingbar ist. Die Sicherheitsebene von Diversity Works ist so konzipiert, dass sie sowohl die Plattform als auch ihre Nutzer:innen umfassend schützt. Wir speichern keine sensiblen Nutzerdaten und stellen sicher, dass die Daten der Unternehmen für die Analyse anonymisiert werden. Diese Ebene deckt verschiedene Sicherheitsaspekte ab und umfasst robuste Mechanismen zur Benutzerauthentifizierung (2FA), strenge Datenzugriffskontrollen und Verschlüsselungstechniken für Daten während der Übertragung und im Ruhezustand. Die Einhaltung von branchenüblichen Sicherheitsprotokollen und -vorschriften ist eine grundlegende Verpflichtung, die das Vertrauen und die Zuverlässigkeit stärkt.

10. Rechte der betroffenen Person

n diesem Abschnitt haben wir die Rechtezusammengefasst, die Sie nach dem Datenschutzrecht haben. Einige der Rechte sind komplex, und nicht alle Details wurden in unsere Zusammenfassungen aufgenommen. In Übereinstimmung mit und soweit es das geltende Recht vorsieht (wie im Falle der Anwendbarkeit der DSGVO und des DSG), haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung oder auf Widerspruch gegen unsere Datenverarbeitung sowie das Recht, bestimmte personenbezogene Daten zur Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu erhalten (Datenübertragbarkeit). Bitte beachten Sie jedoch, dass wir uns das Recht vorbehalten, gesetzliche Beschränkungen unsererseits geltend zu machen, z. B. wenn wir zur Aufbewahrung oder Verarbeitung bestimmter Daten verpflichtet sind, ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns auf solche Interessen berufen können) oder die Daten zur Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Sollte die Ausübung bestimmter Rechte für Sie mit Kosten verbunden sein, werden wir Sie vorher darauf hinweisen. Bitte beachten Sie ferner, dass die Ausübung dieser Rechte mit Ihren vertraglichen Pflichten kollidieren kann, was Folgen wie eine vorzeitige Vertragsbeendigung nach sich ziehen oder mit Kosten verbunden sein kann. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie im Voraus informieren, sofern dies nicht bereits vertraglich vereinbart wurde. Im Allgemeinen setzt die Ausübung dieser Rechte voraus, dass Sie Ihre Identität nachweisen können (z. B. durch eine Kopie von Ausweispapieren, wenn Ihre Identität nicht auf andere Weise ersichtlich ist oder auf andere Weise überprüft werden kann). Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an die in Abschnitt 1 angegebene E-Mail-Adresse. Darüber hinaus hat jede betroffene Person das Recht, ihre Rechte gerichtlich geltend zu machen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte(http://www.edoeb.admin.ch).

11. Haftung

Wir haften nicht für Schäden, die sich aus einem mangelnden Betrieb oder einer Störung des Produkts oder der Einrichtungen durch den Hosting-Provider, den Internet-Provider und/oder den/die Telekommunikationsanbieter ergeben. Die Vertragspartei stellt uns in vollem Umfang von allen Schäden und Kosten frei, einschliesslich Ansprüchen Dritter, die darauf beruhen, dass über uns eingestelltes, verbreitetes oder präsentiertes Text- und Bildmaterial als verletzend, rechtswidrig, unethisch oder anstössig angesehen werden kann.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, indem wir eine neue Version auf unserer Plattform veröffentlichen. Sie sollten diese Seite gelegentlich überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie mit allen Änderungen dieser Richtlinie einverstanden sind